Quando si parla di PEC (Posta Elettronica Certificata) si intende un sistema di posta elettronica attraverso il quale è possibile ricevere ed inviare documentazione elettronica con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Questo sistema di corrispondenza rappresenta un’enorme svolta in termini legali e burocratici rispetto alla classica posta elettronica, in quanto, permette di incrementare la velocità e la frequenza dei contatti tra la Pubblica Amministrazione e il privato, impattando in modo significativo sulla sicurezza e i costi.
La PEC è una tipologia di posta elettronica con dominio dedicato, ovvero con il compito esclusivo di gestione della stessa.
La messaggistica della Posta Elettronica Certifica presenta diversi attori durante la trasmissione del messaggio:
- Il mittente del messaggio;
- Il gestore del mittente, che ha un rapporto contrattuale con il mittente per i servizi PEC;
- Il destinatario del messaggio;
- Il gestore del destinatario, che mantiene un rapporto contrattuale con il destinatario per i servizi PEC;
- Internet, il mezzo di invio/ricezione;
- Il messaggio.
Tutto il processo di messaggistica, oltre a predetti attori, è caratterizzato da diverse fasi/step, che prevedono obbligatoriamente come primo passaggio il possesso, l’inserimento e la verifica (da parte del gestore) delle credenziali personali del mittente e del destinatario.
I passaggi successivi sono:
- Il mittente predispone il messaggio sottoponendolo successivamente al gestore del mittente;
- Il gestore verifica se il messaggio possiede i requisiti di correttezza formale inviando un feedback al mittente come conferma di avvenuto invio del messaggio;
- Il gestore del mittente contatta quello del destinatario inserendolo in una busta di trasporto firmata in modo tale da verificarne l’inalterabilità nel trasporto. Questa busta, firmata con la chiave del gestore della PEC (“busta di trasporto”), è il messaggio creato dal server utilizzato per l’invio e contiene il messaggio originale con i relativi allegati e i dati di certificazione;
- Il gestore del destinatario, all’arrivo della busta, consegnerà al gestore mittente una ricevuta di “presa in carico” che attesta la comunicazione tra i due gestori. Il gestore destinatario verifica la correttezza del messaggio e la potenziale presenza di virus;
- Al superamento della predetta fase di controlli, il messaggio arriverà alla casella di posto del destinatario;
- Al mittente perviene una ricevuta che attesta l’avvenuta consegna. La ricevuta è firmata digitalmente attestando l’integrità del messaggio.
È importante evidenziare il fatto che la Posta Elettronica Certificata garantisce la consegna del messaggio, ma non la sua lettura da parte del destinatario. Inoltre, con la PEC vi è prova certa del contenuto inalterato (in quanto non può essere modificato durante la trasmissione, il mezzo utilizzato rispetta la totale privacy della comunicazione, soddisfa i requisiti di tracciabilità riguardo la comunicazione tra mittente e destinatario).
Nello specifico della tracciabilità dei messaggi inviati tramite PEC, alla consegna del messaggio, vengono emesse tre tipi di ricevute:
- Di accettazione, avvenuto invio dal gestore di posta del mittente;
- Di presa in carico, passaggio tra i due gestori mittente/destinatario;
- Di avvenuta consegna, arrivo del messaggio e disponibilità dello stesso al destinatario.
Questa tipologia di ricevuta può essere distinta in tre sottogruppi (completa – messaggio che riporta i dati di certificazione più il messaggio originale con i relativi allegati; breve – messaggio originale e gli hash crittografici degli eventuali allegati; sintetica – solo i dati di certificazione.
Tutti questi strumenti danno la possibilità di avere una chiara tracciabilità del percorso del messaggio.
Data la peculiarità della PEC, una delle figure sanitarie che ne dovrebbe usufruire è il coordinatore infermieristico, in quanto, ricoprendo un ruolo di gestione del personale e delle risorse materiali e strutturali affidategli dalla Direzione Generale, Sanitaria e Amministrativa, necessita di questa tipologia di posta elettronica in tutti i processi della vita di reparto/servizio dove opera.
Le attività effettuate dal Coordinatore con l’ausilio della PEC possono essere:
- Invio richieste del vitto alla dietista della Struttura;
- Assistenza del Servizio di manutenzione;
- Assistenza informatica;
- Blocchi macchina per manutenzione e/o guasti (per il servizio ambulatoriale/diagnostica per immagini, blocco operatorio e dialisi)
- Richieste e/o comunicazioni all’Ufficio degli Acquisti;
- Comunicazione diretta con alcuni fornitori (servizio ferri chirurgici, ditta esterna per la preparazione e trasporto vitto, ecc.)
- Comunicazioni con la Direzione e con i vari responsabili di reparto del personale medico e non;
- Altre comunicazioni/avvisi interni tra i vari servizi/reparti.
Inoltre, è necessario sottolineare il fatto che l’infermiere è obbligato a possedere una casella di posta elettronica certificata dal 2009 come stabilito nel Decreto Legge n.185 del 29 novembre del 2008 (comma 7 dell’articolo 16 “I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge
dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata”) e ribadito dal Decreto Legge n.76 del 16 luglio 2020 (prevede che il professionista che non comunica il proprio domicilio digitale (PEC) all’Ordine di appartenenza è obbligatoriamente soggetto a diffida ad adempiere entro 30 giorni, trascorsi i quali l’Ordine commina la sanzione della sospensione dell’iscritto fino all’avvenuta comunicazione del domicilio digitale).
Data questa diposizione di legge gli Ordini delle Professioni Infermieristiche danno la possibilità ai professionisti iscritti di aprire gratuitamente una casella di posta elettronica.
In base a tutto quello che è stato detto, la PEC si può definire come uno strumento necessario che offre un servizio più completo e sicuro rispetto alla posta elettronica tradizionale, prevedendo livelli minimi ed obbligatori di qualità statuiti dalla legge. Questa tipologia di casella di posta elettronica è indicata soprattutto per attuare trasmissioni ufficiali, per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale/giuridico della spedizione e della consegna del messaggio.
La PEC offre una prestazione affidabile e sicura. Proprio per questo, i gestori e i domini da loro coordinati ed affidati, in base alle normative di riferimento vigenti, sono tutti registrati all'interno di una struttura dedicata. L’obiettivo è di costituire un sistema fidelizzato per offrire all'utente tutte le garanzie di sicurezza proprie di questo servizio.
Nello specifico della realtà sanitaria, data l’importanza e la sensibilità dei dati trattati, questa può essere definita come un terreno estremamente fertile per la posta elettronica certificata.
La PEC è uno strumento imprescindibile nelle comunicazioni interne ed esterne alle strutture sanitarie date le sue caratteristiche di sicurezza ed affidabilità.
È necessario che ogni esercente la professione sanitaria sia cosciente e consapevole dell’importanza di possedere ed utilizzare in modo corretto la casella di posta elettronica certificata.
BIBLIOGRAFIA/SITOGRAFIA
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- https://www.opibat.it/segreteria/attivazione-pec-posta-elettronica-certificata/#:~:text=La%20casella%20PEC%20%C3%A8%20resa,di%20adeguarsi%20alla%20normativa%20vigente.
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- https://www.opira.it/pec-obbligatoria/
- https://opicrotone.it/2022/04/14/la-pec-e-obbligatoria-per-gli-infermieri-dal-lontano-2009-dove-con-il-comma-7-dellart-16-della-legge-2-2009-si-sanciva-lobbligo-a-tutti-i-professionisti-di-comunicare-al-proprio-ordine-un-indir/
- https://www.ansa.it/canale_saluteebenessere/notizie/medicina/2022/10/09/ansa-box/sanita-190-infermieri-senza-pec-ordine-li-sospende_d14659e4-ed74-43fb-b8f9-2d50319e61b4.html
- https://opi.roma.it/servizi-agli-iscritti/posta-certificata/#:~:text=La%20posta%20elettronica%20certificata%20consente,a%20tutti%20i%20propri%20iscritti.
- Legge n.221 del 17 dicembre 2012
- https://www.inipec.gov.it/riferimento-normativo
